Il Fondo di Promozione dell’Industria (FPI) della Repubblica Democratica del Congo sta compiendo un passo significativo verso l’ottimizzazione della gestione degli archivi. Dal 4 al 17 settembre 2024, infatti, a Kinshasa è in corso una formazione di rafforzamento delle capacità, con l’obiettivo di migliorare le prestazioni del personale responsabile degli archivi all’interno di questa struttura pubblica.
Questa iniziativa, realizzata su richiesta della Direzione Generale della FPI, è assicurata dall’Istituto Nazionale degli Archivi del Congo. I dirigenti e gli agenti del Fondo Promozione Industria, coinvolti nella gestione degli archivi, beneficeranno così di una formazione approfondita sulla produzione di strumenti di gestione e ricerca degli archivi, quali la guida alla gestione, la classificazione, il calendario di conservazione, lo smaltimento e polizze di versamento e l’elenco.
Questo approccio nasce da una missione di ispezione precedentemente effettuata dall’Istituto Nazionale degli Archivi del Congo (INACO), che aveva individuato carenze nella gestione degli archivi all’interno dell’FPI. Per porre rimedio a questi problemi, nel maggio 2024 è stato firmato un memorandum d’intesa di supporto tecnico tra le due istituzioni.
Secondo il signor Bertin Mudimu, direttore generale della FPI, la crescita delle attività dell’azienda nel corso degli anni ha portato ad un aumento della produzione di documenti, causando difficoltà in termini di archiviazione e accesso alle informazioni. Una gestione efficace degli archivi è quindi di capitale importanza per garantire la tracciabilità delle azioni svolte dall’azienda e garantirne la trasparenza.
Una corretta archiviazione dei documenti aiuta a tutelare i diritti dell’istituzione in caso di controversia e giustifica le sue attività durante gli audit. Le registrazioni, in quanto prova tangibile, devono essere conservate in modo tale da garantirne l’autenticità e l’integrità.
La collaborazione tra il Fondo di Promozione dell’Industria e l’Istituto Nazionale degli Archivi del Congo offre un’opportunità unica per professionalizzare la gestione degli archivi all’interno della FPI. Questa sessione formativa di dieci giorni consentirà agli agenti FPI di acquisire le competenze necessarie per garantire una gestione ottimale dei documenti e rafforzare così la credibilità e l’affidabilità dell’azienda.
In sintesi, questo approccio dimostra l’impegno dell’FPI a modernizzare le sue pratiche di gestione dei documenti, con l’obiettivo di garantire una migliore tracciabilità delle sue azioni e soddisfare gli attuali standard di archiviazione.